1 – Qui est concerné par le décret et le datadock ?

Avant de se lancer dans la démarche qualité en vue de la mise en conformité, iI faut effectivement distinguer les 2 questions :

a) Suis-je concerné par le décret qualité ?

Tous les OF sont concernés par le décret, sauf :

  • les « écoles supérieures » qui font exclusivement de la formation initiale (payante ou non) hors alternance. Celles-ci ne sont pas concernées à l’inverse des établissements qui proposent l’alternance qui eux sont soumis au décret. (même si elles sont souvent associées à la notion d’OF)
  • Les OF dont les formations ne font jamais appel à des financements. C’est le cas notamment des organismes qui sont financés directement par leurs entreprises clientes.

Outre l’obligation, il faut se poser la question : mon activité de formation représente-t-elle une part suffisante de mon chiffre d’affaires pour que cela vaille la peine de lancer la démarche ? En effet, nous rencontrons régulièrement des consultants-formateurs dont l’activité « formation « par des financeurs externes (OPCA, Collectivité) est minime… Si vous passez 10 jours à rédiger vos éléments de preuve et créer tous les documents pour un C.A de 5.000 euros / an, posez-vous la question du bien fondé de votre déclaration au datadock et a fortiori d’une certification-label !

Notons cependant, que la réglementation peut évoluer à court ou moyen terme et imposer à tous les OF de remplir des obligations de qualité.

b) Suis-je concerné par le datadock ?

Cela va dépendre des publics que vous formez et de la typologie de vos financeurs (OPCA, région, pôle emploi…).

  • Si certaines de vos formations sont financés par les OPCA, l’enregistrement au DATADOCK est incontournable.
  • Si la part des financements issue d’autres entités et notamment la région ou Pôle Emploi est prépondérante, vous devez vous conformer aux « procédures internes d’évaluation » de chaque financeur. En effet, ces instances ne sont toujours pas rattachées au datadock. Le problème, c’est qu’actuellement ces procédures demeurent introuvables ! La seule solution semble donc être d’opter pour une certification-label inscrite au CNEFOP. Mais compte tenu du retard des certificateurs dans les audits, nous vous conseillons par sécurité et pour être dans les délais, de vous inscrire quand même au datadock. Qui dit que dans un an votre part de C.A avec les OPCA ne va pas prendre de l’importance ?

2 – J’ai déjà obtenu des financements de plusieurs OPCA, ai-je besoin de m’inscrire au datadock alors qu’ils me connaissent ?

Les accords de partenariat antérieurs que vous avez pu passer avec des financeurs ne suffiront pas à justifier de la qualité de vos prestations, et ne vous inscrivent pas automatiquement dans le catalogue de référencement. De même sachez que les organismes de formation qui bénéficient d’un label inscrit sur la liste du CNEFOP sont également concernés, même s’ils suivent une procédure simplifiée et très allégée pour faire leur déclaration au DATADOCK.

3 – Mon OF n’a encore jamais demandé de financement à un OPCA. Que dois-je faire par rapport au Datadock ?

Vous pouvez déclarer votre OF au datadock dès aujourd’hui ou attendre votre premier contrat à financer. Le datadock restera ouvert et continuera de s’alimenter au fur et à mesure de l’arrivée des nouveaux OF.

4 – Qualité des actions de formation ou qualité des organismes de formation ?

Il existe effectivement une ambiguïté.  La loi du 5 mars 2014 impose aux financeurs de s’assurer de la qualité des actions de formation. Idem pour le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue. Les 6 critères semblent également plutôt traiter des actions que des organismes.

En revanche, les 21 indicateurs du DATADOCK parlent bien de la qualité des organismes de formation et chacun d’entre eux débute par « Capacité de l’OF à … ».

Nous avons cherché mais les éléments de réponse sont rares et souvent vagues. Certains professionnels du secteur commencent à dire que seules les actions de formation devraient faire l’objet d’une étude de conformité qualité. Il est vrai que cette question peut paraitre un peu tatillonne et superflue mais nous avons aussi le droit de couper les cheveux en quatre !

5 – Action de formation et de professionnalisation des formateurs : un OF est-il dispensé de vérification et de suivi lorsqu’il fait appel à des formateurs indépendants ?

NON. Vous devez vous assurer que les formateurs qui interviennent pour votre compte sont régulièrement formés même s’il s’agit d’indépendants. Vous êtes le signataire de la convention de formation, vous êtes donc bien responsable de la qualité de l’action de formation dont les formateurs sont des acteurs essentiels.

6 – Faut-il un règlement intérieur même si l’OF ne fait que des formations en intra-entreprise ?

OUI. Le règlement intérieur fait partie des documents incontournables, il ne souffre aucune exception. Même si vous intervenez exclusivement dans les locaux de vos clients, vous devez impérativement avoir un règlement intérieur. Il s’appliquera durant le temps de formation, en complément de celui de l’entreprise.

7 – Faut-il que tous les moyens ou documents présentés dans le DATA DOCK pour se mettre en conformité soient en place dans l’OF avant l’enregistrement ?

NON. La démarche qualité est avant tout un processus constant d’amélioration des pratiques. Profitez du décret pour réviser et améliorer vos modes de fonctionnement. A ce titre, vous pouvez vous engager à modifier tel ou tel point dans votre organisation. Dites-le et surtout faites-le !

8 – La confidentialité est-elle assurée dans le DATA DOCK ?

OUI à priori. Cette question agite beaucoup les organismes puisqu’ils déposent beaucoup d’éléments sur la plateforme dont certains correspondent à des années de travail et d’expérience. Il est sûr que vos concurrents n’auront pas accès à votre dossier.

Néanmoins, les OPCA disposeront d’une banque de données colossale permettant de monter des formations hyper performantes sur n’importe quel sujet. Nous ne doutons pas que la déontologie réservera l’utilisation du DATA DOCK à la vérification de la qualité des actions de formation.

Déclarer les éléments de preuve au DATADOCK